Работаем с 44 и 223 ФЗ Тех. поддержка: 9.00-21.00
+7 (812) 248-08-57
Офис: Пн-Пт 9.00-18.00
+7 (812) 248-08-58 Перезвоните мне

Автоматизация бизнес-процессов: цели, инструменты, методы

Само слово «автоматизация» подразумевает, что часть бизнес-процессов будет обрабатываться не в ручном, а в автоматическом режиме. Специальные алгоритмы систематизируют большую часть задач, уменьшают вмешательство сотрудников, экономят бюджет, снижают общую нагрузку на персонал и уменьшают количество рутинных задач.

Цели автоматизации

Если в компании организована автоматизация бизнес-процессов, бизнес можно масштабировать. Основные цели:

  1. Увеличение прибыли. Когда большинство процессов происходит в автоматическом режиме, сотрудники могут обслужить больше клиентов, при этом не нужно «раздувать» штат до невероятных размеров. Если часть рутинных задач передана под управление алгоритмам, участие человека сводится к минимуму и часто требуется только в случае форс-мажора или нестандартных ситуаций. Параллельно с увеличением прибыли сокращаются расходы на сотрудников.
  2. Экономия времени. Часть рутинных процессов обрабатывается программами. Это касается распределения задач, обработки данных. При этом сотрудники могут уделить внимание более важным проблемам, особенно прибыльным, и не тратить рабочее время на нужную, но длительную работу.
  3. Повышение точности процессов. Некоторые бизнес-процессы требуют внимательности и максимальной точности, что сложно организовать с помощью человека. Яркий пример – оформление накладных в большинстве интернет-магазинов. Намного удобнее, если покупатель сам в специальном приложении выберет способ доставки из всплывающего списка, чем менеджер примет ту же информацию в телефонном режиме. Программа не может ошибиться, поэтому все заказы будут точно отправлены адресату.
  4. Улучшение процессов. Некоторые из них нельзя обрабатывать вручную. Например, компания хочет пригласить много человек на конференцию или напомнить о важном мероприятии. Обзвон в ручном режиме потребует нескольких часов времени, и то, если будут задействованы минимум 10–20 сотрудников. Программа же может обзвонить абонентов в автоматическом режиме, отправить электронное письмо или SMS за несколько минут.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов очевидны не только для крупных, но и для небольших компаний – последним она помогает выйти на новый уровень и сократить часть расходов.

Инструменты автоматизации

Для автоматизации могут использоваться разные программы и приложения:

  • пакет программ от Microsoft Excel помогает хранить большие массивы информации, обеспечивает доступ к данным нескольким пользователям одновременно;
  • Trello и другие системы управления проектами позволяют формировать задачи сотрудникам, распределять их, устанавливать сроки, загружать файлы и другие данные;
  • программы 1C предназначены для управления финансами, товарооборотом, складами, используются для расчёта зарплаты, налогов. Как настроить сервер 1С самостоятельно можно в статье по ссылке;
  • Hurma и подобные программы оптимальны для организации работы персонала и управления рабочим временем, в них можно контролировать количество отработанных дней, составлять графики работы, некоторые программы подходят даже для тех, кто работает на удаленке – делают регулярные скриншоты экрана, контролируя рабочий процесс;
  • CRM, например Bitrix24, удобны как для работы сотрудников внутри компании, так и для учета взаимоотношений с клиентами, обладают широким функционалом;
  • ERP-системы комплексно автоматизируют различные бизнес-процессы, но требуют денег на внедрение и настройку, поэтому больше подходят для крупных компаний, в том числе государственного сектора;
  • ESP-системы используются для массовых рассылок и других маркетинговых задач;
  • CMS-системы предназначены для администрирования сайтов без специальных знаний, например написания кода.

Оптимально передать на автоматизацию процессы, которые повторяются циклично, могут выполняться последовательно по определённому алгоритму, то есть такие, в которых участие человека минимально или вовсе не нужно.

Что нужно для автоматизации бизнес-процессов

Для начала необходимо провести ит аудит, это поможет решить такие задачи как:

  • описание процессов, которые можно передать под управление систем;
  • определение программ, которые нужны конкретной компании;
  • внедрение автоматизации своими силами или обратиться к специалистам.

Самостоятельно можно организовать процесс, если в компании есть специалисты, которым под силу выполнить эту задачу. Иначе логично обратиться к аутсорсерам.

Инструменты автоматизации выбирают исходя из специфики ведения бизнеса. То, что подходит для интернет-магазина, вряд ли будет актуально, например, для логистической компании. Настройтесь на то, что процесс будет долгим – сложно сразу определить весь пул задач, которые можно автоматизировать, скорее всего, их придется внедрять поэтапно. Некоторые же процессы не удастся перевести под управление системой – их выполнение останется прерогативой сотрудников.