Автоматизация бизнес-процессов: цели, инструменты, методы
Само слово «автоматизация» подразумевает, что часть бизнес-процессов будет обрабатываться не в ручном, а в автоматическом режиме. Специальные алгоритмы систематизируют большую часть задач, уменьшают вмешательство сотрудников, экономят бюджет, снижают общую нагрузку на персонал и уменьшают количество рутинных задач.
Цели автоматизации
Если в компании организована автоматизация бизнес-процессов, бизнес можно масштабировать. Основные цели:
- Увеличение прибыли. Когда большинство процессов происходит в автоматическом режиме, сотрудники могут обслужить больше клиентов, при этом не нужно «раздувать» штат до невероятных размеров. Если часть рутинных задач передана под управление алгоритмам, участие человека сводится к минимуму и часто требуется только в случае форс-мажора или нестандартных ситуаций. Параллельно с увеличением прибыли сокращаются расходы на сотрудников.
- Экономия времени. Часть рутинных процессов обрабатывается программами. Это касается распределения задач, обработки данных. При этом сотрудники могут уделить внимание более важным проблемам, особенно прибыльным, и не тратить рабочее время на нужную, но длительную работу.
- Повышение точности процессов. Некоторые бизнес-процессы требуют внимательности и максимальной точности, что сложно организовать с помощью человека. Яркий пример – оформление накладных в большинстве интернет-магазинов. Намного удобнее, если покупатель сам в специальном приложении выберет способ доставки из всплывающего списка, чем менеджер примет ту же информацию в телефонном режиме. Программа не может ошибиться, поэтому все заказы будут точно отправлены адресату.
- Улучшение процессов. Некоторые из них нельзя обрабатывать вручную. Например, компания хочет пригласить много человек на конференцию или напомнить о важном мероприятии. Обзвон в ручном режиме потребует нескольких часов времени, и то, если будут задействованы минимум 10–20 сотрудников. Программа же может обзвонить абонентов в автоматическом режиме, отправить электронное письмо или SMS за несколько минут.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов очевидны не только для крупных, но и для небольших компаний – последним она помогает выйти на новый уровень и сократить часть расходов.
Инструменты автоматизации
Для автоматизации могут использоваться разные программы и приложения:
- пакет программ от Microsoft Excel помогает хранить большие массивы информации, обеспечивает доступ к данным нескольким пользователям одновременно;
- Trello и другие системы управления проектами позволяют формировать задачи сотрудникам, распределять их, устанавливать сроки, загружать файлы и другие данные;
- программы 1C предназначены для управления финансами, товарооборотом, складами, используются для расчёта зарплаты, налогов. Как настроить сервер 1С самостоятельно можно в статье по ссылке;
- Hurma и подобные программы оптимальны для организации работы персонала и управления рабочим временем, в них можно контролировать количество отработанных дней, составлять графики работы, некоторые программы подходят даже для тех, кто работает на удаленке – делают регулярные скриншоты экрана, контролируя рабочий процесс;
- CRM, например Bitrix24, удобны как для работы сотрудников внутри компании, так и для учета взаимоотношений с клиентами, обладают широким функционалом;
- ERP-системы комплексно автоматизируют различные бизнес-процессы, но требуют денег на внедрение и настройку, поэтому больше подходят для крупных компаний, в том числе государственного сектора;
- ESP-системы используются для массовых рассылок и других маркетинговых задач;
- CMS-системы предназначены для администрирования сайтов без специальных знаний, например написания кода.
Оптимально передать на автоматизацию процессы, которые повторяются циклично, могут выполняться последовательно по определённому алгоритму, то есть такие, в которых участие человека минимально или вовсе не нужно.
Что нужно для автоматизации бизнес-процессов
Для начала необходимо провести ит аудит, это поможет решить такие задачи как:
- описание процессов, которые можно передать под управление систем;
- определение программ, которые нужны конкретной компании;
- внедрение автоматизации своими силами или обратиться к специалистам.
Самостоятельно можно организовать процесс, если в компании есть специалисты, которым под силу выполнить эту задачу. Иначе логично обратиться к аутсорсерам.
Инструменты автоматизации выбирают исходя из специфики ведения бизнеса. То, что подходит для интернет-магазина, вряд ли будет актуально, например, для логистической компании. Настройтесь на то, что процесс будет долгим – сложно сразу определить весь пул задач, которые можно автоматизировать, скорее всего, их придется внедрять поэтапно. Некоторые же процессы не удастся перевести под управление системой – их выполнение останется прерогативой сотрудников.