Программы и сервисы для эффективной удаленной работы
Современные сервисы для удаленной работы помогают не только организовать рабочий процесс, но и обеспечить быстрый и бесперебойный обмен информацией, её хранение, общение сотрудников, которые трудятся дома, а не в офисе. Сервисы и программы для продуктивной «удалёнки» помогут тем, кто не привязан к конкретному рабочему месту.
Для постановки задач и контроля их исполнения
Без грамотной постановки задач эффективно управлять сотрудниками практически невозможно. А если часть из них работает из дома, такое планирование выходит на первый план. Здесь помогут такие сервисы и программы:
- Google Документы;
- Office 365;
- Jira;
- Wrike;
- Trello;
- Quip;
- Asana;
- Zoho.com.
С помощью таких программ можно загружать большие объёмы данных в разном формате, например, текстовые файлы, редактировать их, оставлять комментарии и вести совместное обсуждение и работу. Причем сделать это можно в режиме реального времени – все правки будут заметны тем сотрудникам, у которых есть доступ к документам.
Сервисы коммуникации
Связь очень важна, если часть из сотрудников работает удалённо. Сегодня каждая компания самостоятельно выбирает платформу для коммуникации и взаимодействия. Обязательно должно быть несколько чатов – один общий, в котором информация предоставляется для всех сотрудников, и личные, чтобы не перелистывать всю ленту.
Можно выбрать разные сервисы и программы:
- Skype;
- Telegram;
- Viber;
- Zoom;
- Discordapp.com;
- WhatsApp;
- инструменты Google.
Каждый из сотрудников должен получить доступ к таким инструментам. Также нужно организовать общение так, чтобы рабочие графики тех, кто работает удаленно, пересекались с теми, кто остался в офисе. Это позволит более оперативно решать проблемы и контролировать выполнение задач.
Для контроля сотрудников на удалённой работе
Если в офисе каждый сотрудник находится буквально на глазах у руководителя, то, когда он работает из дома, проконтролировать его очень сложно. Для этого тоже разработано немало специальных программ.
Лучше всего для этой цели подходят различные CRM, также ставить задачи и следить за их выполнением можно в сервисе Trello – здесь можно выложить ТЗ и установить дедлайн. Когда сотрудник будет перемещать задание из колонки в колонку, на почту будет приходить оповещение.
Если необходимо контролировать непосредственно отработанное время, подойдут программы Crocotime, Toggl, Activtrak, Timedoctor и Kickidler. Это оптимально, если установлена почасовая ставка, в остальных случаях тотальный контроль действий работника может вызвать у него напряжение и стресс, в результате чего ещё больше снижается продуктивность.
Облачное хранение
Основные программы и сервисы для хранения информации, в том числе, в больших объемах:
- Google Drive
- Яндекс.Диск
- Dropbox.
Сюда можно скидывать фотоархивы, текстовые файлы, шаблоны, инструкции, таблицы, всевозможные документы, а также обмениваться ими. Плюс облачных хранилищ в том, что здесь можно увеличить объем памяти и хранить файлы, которые много «весят».
Совместная работа
Инструменты Google, Quip и Office 365 позволяют вести совместную работу над документами в режиме реального времени. Самый доступный и понятный сервис – Гугл-документы. Он бесплатный, в нем легко зарегистрироваться. Здесь можно составлять как текстовые файлы, так и таблицы, а также другие приложения.
Документ легко редактировать, оставлять в нём примечания, комментарии. Он защищен тем, что создатель сам определяет, какие права доступа давать другим сотрудникам – комментатора, читателя или редактора. При этом если кто-то оставляет правку, другие участники процесса её сразу же видят.
Менеджеры проектов
Управлять не только конкретным сотрудником, но и целыми проектами можно при помощи следующих многофункциональных сервисов и программ:
- Мегаплан;
- Basecamp;
- Битрикс24;
- Asana.com;
- Jira;
- Planfix.ru;
- Proofhub.com;
- Podio.com.
Особенно полезны такие программы для компаний с большим штатом. Они позволяют видеть в режиме реального времени, чем сейчас занимается каждый работник, ставить задачи, отслеживать и контролировать процесс их выполнения, вести учет потраченного времени на удаленной работе.
CRM-системы
С помощью таких систем можно не только организовать взаимодействие внутри компаний, но и взаимоотношение компании и ее клиентов. Программа обладает широким функционалом, при этом есть как коробочные решения для установки на собственный сервер, так и облачные:
- «Простой Бизнес»;
- «Мегаплан»;
- AmoCRM;
- «Битрикс24»;
- Clientbase;
- Rbs-crm.
Прикладное ПО автоматизирует большинство различных процессов. Здесь можно вести бухгалтерский, складской учет, ставить различные задачи, оформлять заказы и многое другое. С помощью программы можно получить статистику, стандартизировать базу клиентов, контролировать работу разных отделов.
Консультации по внедрению тех или иных решений для организации удалённой работы вы можете получить в компании Bitraid, оставив заявку на сайте или позвонив по телефону.