С чем можно столкнуться при переходе на ИТ-аутсорсинг

Хотя ИТ-аутсорсинг распространён уже во многих странах, в сфере передачи управления ИТ-инфраструктурой сторонним подрядчикам ещё остаются подводные камни. Как передать IT-процессы, в каком объёме, как рассчитать выгоду и не ошибиться с выбором компании?

Риски при переходе на IT-аутсорсинг

Чем рискует компания-заказчик:

• если компетенция аутсорсинговой компании невысока, то бизнес-процессы нарушаются, более того, компания теряет деньги или портит репутацию;
• сохранность конфиденциальных сведений – многие заказчики переживают, что информация попадет в руки конкурентов;
• увеличение затрат на ИТ-инфраструктуру – недобросовестные подрядчики иногда навязывают услуги, которые не нужны заказчику, чтобы повысить прайс;
• срыв сроков – заказчики иногда сталкиваются с тем, что задания не выполняются в срок, из-за чего, опять же, повышаются расходы.

Ещё один важный вопрос – SLA. Это документ для планирования бизнеса заказчика с участием аутсорсинговой компании. Но некоторые задачи выходят за рамки SLA и не включаются в договор. Желательно предусмотреть экстренные ситуации и прописать их документально – настроить соглашение, которое будет максимально адаптировано под потребности компании клиента.

Как действовать, чтобы избежать ошибок

Рискуют обе стороны процесса – и подрядчик, и заказчик. Чтобы последнему избежать ошибок при аутсорсинговой сделке, нужно

1. Правильно поставить цели. ИТ-аутсорсинг нужно рассматривать как инструмент управления инфраструктурой. Компания должна определить, зачем ей всё это нужно: уменьшить количество штатных сисадминов, привлечь подрядчиков на постоянной основе или для запуска крупных проектов, передать инфраструктуру под внешнее управление полностью или только отдельные её элементы.
2. Оценить риски. Прежде всего, финансовые. Ещё до передачи ИТ-инфраструктуры на аутсорсинг нужно рассчитать расходы. Для компании может быть выгодным штатный сисадмин, или же найм выездного ит специалист на разовые работы по обслуживанию пк и серверов. Для крупных организаций иногда выгоднее передать рутинные задачи на аутсорсинг, но часть элементов инфраструктуры оставить под управлением штатных сотрудников.
3. Правильно составить договор. В нём нужно указать, что именно будет делать подрядчик, в какие сроки, сколько за это заплатит компания. В договоре должны быть указаны все ожидания клиента и все обязанности аутсорсинговой компании.
4. Исключить скрытые затраты. Сотрудничество с подрядчиком должно быть максимально прозрачным – в договоре должно быть прописано, сколько стоит та или иная услуга, есть ли дополнительные комиссии за обслуживание, предусмотрена ли возможность повышения абонентской платы и т. д.

Чтобы снизить возможные риски, нужно максимально подробно составить соглашение и договор. Еще до начала работы подрядчика определите все функции, которые он выполняет, составьте перечень задач для аутсорсеров, обозначьте способы контроля над выполнением работ. Всю подготовку желательно проводить вместе со штатными специалистами информационного отдела, которые знают всё об ИТ-инфраструктуре компании.

Как выбрать компанию-подрядчика

Ключевые моменты при выборе подрядчика:

1. Слепо доверять отзывам не стоит, но если с конкретной аутсорсинговой компанией уже успешно сотрудничал знакомый вам бизнес – это лучшая рекомендация.
2. Оцените репутацию аутсорсинговой компании и срок её работы на рынке. Аутсорсеры- новички могут быть неплохи в работе, к тому же, иногда снижают цены, чтобы привлечь новых клиентов.
3. Уточните степень ответственности IT-аутсорсера. Заказчику важны финансовые гарантии, которые позволят ему компенсировать убытки, если подрядчик не выполнит работы в срок или другим способом нарушит соглашение.
4. Изучите кейсы. Проекты, в которых уже участвовал подрядчик, скажут о нём намного больше, чем любые обещания.
5. Привлеките к выбору ИТ-аутсорсинговой компании специалистов. Если в штате заказчика работает системный администратор или другой подобный специалист, они помогут руководителю принять правильное решение.

Для каждой сферы бизнеса в ИТ-аусорсинге найдутся свои преимущества. Кто-то сможет сэкономить и сократить штат сотрудников, кто-то – передать большую часть рутинных задач и разгрузить информационный отдел. А для некоторых привлечение подрядчика будет полезно при запуске крупных проектов или для выполнения разовых работ, например, по настройке определённых элементов ИТ-инфраструктуры.

Компания БитРейд предлагает услуги IT-аутсорсинга компаниям с любыми направлением деятельности и масштабом. Специалисты возьмут вашу ИТ-инфраструктуру на абонентское обслуживание или выполнят разовые работы. Гарантируем результат, оперативно внедряем новые технологии, сокращаем расходы на содержание инфраструктуры и полностью оптимизируем информационную среду.