Удалённый офис: как организовать стабильную и защищённую работу сотрудников

В последние десятилетия во всём мире отмечен рост популярности удалённой занятости, всё чаще используют работу по гибкому графику. Это удобно для работодателей и сотрудников, но вызывает массу проблем, связанных с ростом числа хакерских атак. Возникает вопрос, как организовать удалённую работу сотрудников, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь.

ИТ-задачи при организации удалённого офиса

Удалённый офис позволяет персоналу работать из любого места, где есть интернет. Этот формат работы обладает многими преимуществами: возможностью работать с различными устройствами, снижением затрат на помещение и оборудование, интеграцией с корпоративными системами (почтой, CRM, ERP).

Удалённый офис — ИТ-задачи:

• создание единой структуры из отдельных рабочих мест;
• обеспечение доступа к ПО, корпоративной почте, хранилищам данных и другим ресурсам;
• обеспечение стабильного интернета и VPN;
• создание защищённых каналов связи;
• разграничение прав доступа;
• установка антивирусной защиты;
• дистанционный контроль  деятельности персонала, удалённое управление, поддержка;
• создание резервных копий.

Перед тем как организовать удалённую работу, необходимо продумать платформу для видеоконференций, мессенджеры, хранилища данных, разработать график работы, виды и сроки отчётности. Помимо удобства удалённая работа провоцирует риск киберпроблем. Основные функции ИТ-отдела — обеспечить бесперебойную работу и информационную безопасность.

Инструменты для надёжной работы удалённого офиса

Удалённая работа стала привычным форматом, но необходимо создать условия для стабильной работы персонала. Важно выстроить грамотную коммуникацию, разработать чёткие правила, использовать нужные инструменты.

Что нужно для стабильной работы удалённых сотрудников:

1. Облачные решения, позволяющие совместно работать над документами, хранить информацию. При выборе необходимо учитывать специфику бизнеса, количество сотрудников, удобство использования. Облачные хранилища обеспечивают высокий уровень безопасности.
2. VPN необходим для создания зашифрованного соединения между гаджетом персонала и сервером, чтобы минимизировать риск утечки информации. VPN при работе удалённого офиса шифрует трафик, скрывает IP-адреса.
3. Двухфакторная аутентификация усиливает защиту, нужно при входе в систему использовать для подтверждения два различных фактора: код, аппаратный ключ, биометрию.
4. Техника: ноутбуки, ПК, смартфоны, планшеты, соответствующие поставленным задачам. Необходимо обеспечить работу сетевого оборудования, точки доступа wi-fi и маршрутизаторы должны обеспечивать надёжное соединение, веб-камера и телефоны — чёткие изображения и звук во время онлайн-встречи. Могут понадобиться дополнительные устройства — док-станции, внешние мониторы для многозадачности.
5. Программное обеспечение: решения для удалённого доступа, инструменты для коммуникации, платформа для совместной работы, сервисы управления проектами.
6. Резервное копирование.

Для контроля работы удалённых сотрудников разработаны системы мониторинга, отслеживающие график, активность, препятствующие утечке информации.

Информационная безопасность удалённого офиса

Перед руководством встаёт вопрос, как организовать удалёнку максимально безопасно. При удалённой работе усиливается риск непреднамеренной утечки корпоративных данных.

Факторы риска:

1. Ненадёжные сети Wi-Fi, домашние маршрутизаторы не обладают достаточной защитой. Клоны точек доступа Wi-Fi позволяют хакерам перехватывать информацию.
2. Хакеры маскируются под руководство или коллег, чтобы получить доступ к логинам и паролям.
3. В домашних условиях сложно препятствовать несанкционированному доступу к рабочим гаджетам.
4. Утеря ноутбука, планшета, смартфона. При попадании чужие руки третье лицо получает доступ к корпоративной информации.
5. Проблемы с контролем места работы персонала. Сотрудник может работать не только дома, но и, например, в кафе рядом с незнакомыми людьми. Усиливается риск непреднамеренного разглашения секретной информации.

Для обеспечения информационной безопасности необходимо провести обучение персонала, разграничить доступ к информации, отслеживать геолокацию сотрудников, использовать шифрование, двухфакторную аутентификацию.

Понадобится предпринять технические меры:

• установить VPN для подключения к корпоративной сети;
• использовать средства мониторинга;
• контролировать файлы, поступающие в корпоративную сеть;
• использовать DLP-системы;
• установить антивирусное ПО на гаджеты персонала, своевременно обновлять его.

IT-аудит предусматривает полную проверку инфраструктуры, обеспечивающую разработку мероприятий для защиты коммерческой информации. Профессиональные IT-аудиторы проанализируют состояние оборудования, ПО, сетевой инфраструктуры, бизнес-процессов. Они оценят безопасность IT-инфраструктуры: используемую политику, права доступа, наличие внутренних и внешних уязвимостей. Итоговый отчёт содержит подробную информацию о состоянии IT-сферы и мероприятия, призванные укрепить информационную безопасность.

Роль IT-аутсорсинга в поддержке удалённого офиса:

• помощь в развертывании и настройке;
• поддержка пользователей;
• мониторинг, обслуживание и реагирование на сбои;
• варианты технической поддержки (24/7, выезд, удалённо и т. д.).

Аутсорсинговая компания «БитРейд» поможет вам перевести сотрудников на удалённую работу: проведёт ИТ-аудит, оценит безопасность ИТ-инфраструктуры, предложит рекомендации для её укрепления. Предлагаем три варианта аудита: базовый, экспресс, комплексный. С подробностями можно ознакомиться на нашем сайте, заказать бесплатную консультацию и проведение проверки.