Как эффективно перейти на удалённую работу в организации

Удалённая работа – это вид организации труда, при котором персонал работает дома, числится в штате компании, оформлен по трудовому договору, занимает определённую должность, получает зарплату. Дистанционная работа регулируется Трудовым кодексом РФ.

Преимущества и вызовы удалённой работы

Пандемия 2020 года вынудила работодателей перевести персонал на удалённую работу. Появилась возможность оценить сильные и слабые места для работников и руководителей. Опыт показал, что часть сотрудников могут и после окончания карантина работать из дома. 

Речь идёт о тех, чьё личное присутствие в офисе не обязательно, для выполнения обязанностей достаточно телефона и компьютера:

• бухгалтерия;
• кадровая служба;
• служба поддержки;
• секретариат;
• отдел маркетинга.

Персонал имеет возможность работать по гибкому графику, сам обустраивает рабочее место, устанавливает на компьютер программное обеспечение. Руководство компании при работе по трудовому договору устанавливает определённые требования, например, находиться за компьютером в определённые часы. Чаще всего необходимо выполнить заданный объём работы.

Преимущества для бизнеса:

• экономия на аренде помещения, оплате коммунальных услуг, доставке людей на место работы;
• рост производительности, не тратится время на дорогу;
• снижение количества больничных листов, отгулов.

У удалённой работы есть свои подводные камни. Придётся помочь организовать рабочее место – предоставить оборудование или компенсировать использование собственного ПК или ноутбука. Это требование содержится в трудовом кодексе РФ, размер компенсации нужно внести в трудовой договор. Ещё расходы – программное обеспечение, лицензии, облачные серверы. 

При переходе на удалёнку необходимо перестроить контроль, оценивать конечные результаты, а не время, проведенное на рабочем месте. Важно компенсировать недостаток нерабочей коммуникации – неформальное общение, общую атмосферу. Полезно организовывать коллективные онлайн встречи, держать персонал в курсе новостей компании.

Аутсорсинговая компания BitRaid поможет решить проблемы, связанные с переводом персонала на удалёный офис. Проведём ИТ-аудит, выберем компьютерное оборудование, программное обеспечение, установим, настроим. Оценим степень защиты информационной системы, готовность к переходу на дистанционную работу. Обеспечим круглосуточную техническую поддержку, предоставим финансовые гарантии качества услуг. Если остались вопросы, оставьте заявку на сайте, получите ответы в течение дня.

Организация удаленной работы

Удалённая работа – обыденная практика для многих офисных работников. От руководства требуется организовать дистанционный труд, обеспечить своевременное выполнение задач. 

Для этого необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

1. Проанализировать текущие бизнес-процессы, инфраструктуру компании. Оценить планируемые итоги от внедрения удалённой работы. Выявить потенциальные проблемы, разработать методику их преодоления.
2. Подобрать технологические решения – инструменты и ПО для удалённой работы. Уделить внимание связи между сотрудниками, установить приложение для выполнения совместных работ. Если у работника устаревшее оборудование, выделить корпоративный ноутбук, установить на него нужное ПО. 
3. Организовать коммуникацию внутри команды. Создать эффективные коммуникации на трёх уровнях – от руководителя к подчинённому, от подчинённого к руководителю, между коллегами. Создать официальный чат для обмена рабочими новостями. Установить правила общения, не выносить в общий чат личные проблемы. Регулярно проводить видео-совещания.
4. Организовать управление проектами – установить чёткие графики и дедлайны, отслеживать эффективность работы, чётко распределить роли и задачи, документировать этапы выполнения, организовать чёткую коммуникацию для создания подотчётности. Воспользоваться программным обеспечением управления проектами – YouGile, Pyrus, Wrike, Битрикс-24, Мегаплан, Jira, Trello. При выборе программного обеспечения учитывать конкретные задачи, изучить функционал нескольких вариантов.
5. Обеспечить информационную безопасность – установить антивирусное ПО, использовать VPN- каналы для подключения к корпоративной сети, применять двухфакторную аутентификацию. Проводить регулярный анализ сетевой активности, внедрить средства мониторинга. Контролировать файлы внутри сети, анализировать переписку. Можно использовать узкоспециализированное ПО либо выбрать комплексное решение для защиты информации. 
6. Обеспечить поддержку персонала – проводить личные встречи, помогать определить сильные и слабые стороны, поощрять, предлагать курсы по развитию карьеры, предоставить инструменты и ресурсы, держать в курсе деятельности, вовлекать в культурную жизнь компании.