Секреты успешного ИТ-аутсорсинга

Основная цель руководителя организации – добиться максимальной эффективности с минимальными затратами. Желание сократить издержки приводит к сотрудничеству с аутсортинговой компанией. Согласно статистике более половины ИТ-потребностей компании во всём мире передают сторонним организациям.

Характеристика ИТ-аутсорсинга

ИТ-аутсорсинг предусматривает полную или частичную передачу функций, связанных с деятельностью IT-инфраструктуры, сторонней компании. Иногда речь идёт о непрофильных сферах, таких как бухгалтерия, кадровый учёт, юридические услуги. Возможна передача всех функций ИТ-отдела – обслуживание оргтехники офисе, доработка программного обеспечения, модернизация, обеспечение информационной безопасности, мониторинг и т. д. 

В зависимости от вида предоставляемых услуг выделяют следующие виды ИТ-аутсорсинга:

• частичный – обслуживание одного подразделения;
• функциональный – работа в конкретной сфере, например, обслуживание 1С;
• полный – замена ИТ-персонала организации.

Прежде чем выбрать аутсорсинговую компанию, оцените готовность организации к этой процедуре – разберитесь в процессах управления ИТ-услугами, сформулируйте стратегию развития, просчитайте экономическую эффективность, определите, что можно отдать на аутсорсинг, а какие сферы необходимо оставить внутри компании.

Если выбор сделан правильно, ощутите следующие преимущества:

1. Высокое качество предоставляемых услуг, в аутсорсинговой компании работают узкоспециализированные специалисты.
2. Экономия денежных средств. Вы будете оплачивать только предоставляемые услуги. Есть возможность сэкономить на штатном персонале, приобретении техники, организации рабочих мест.
3. Доступность, в договоре прописано обслуживание в режиме 24/7.
4. Профилактика, мониторинг состояния оборудования и ПО позволяет избежать большинства проблем.
5. Предсказуемые затраты на обслуживание ИТ-инфраструктуры.
6. Оперативное внесение изменений при расширении бизнеса.
7. Внедрение современных технологий и инструментов.

В качестве недостатка можно назвать постоянное отсутствие ИТ-специалиста на рабочем месте в компании. Время реакции составляет несколько минут, но в случае необходимости выезда определённое время уйдёт на дорогу. Нужно помнить, что 85–90% проблем решаются удалённо. Отсутствует контроль работы системного администратора со стороны руководства, проблему можно решить, запрашивая отчеты.

Правила грамотного аутсорсинга

Чтобы сэкономить финансы предприятия и не потерять в качестве обслуживания ИТ-инфраструктуры, нужно  изучить вопрос, тщательно подойти к выбору аутсорсинговой компании. 

1. Тщательно продумайте свои потребности

Разберитесь, что нужно передать на аутсорсинг и зачем. Определите цели, сроки выполнения, объём и виды услуг, например аутсорсинг для обслуживания компьютеров. Это поможет составить грамотное техническое задание, определить требования. Разработчики смогут точно оценить объём работ, сократить затраты. Возможно, не каждый аутсорсер в состоянии воплотить в жизнь ваши замыслы. Залог успешного аутсорсинга – аудит существующий инфраструктуры.

2. Определите, какие функции вы хотите передать на аутсорсинг

Чтобы оптимизировать деятельность бизнеса чаще всего на аутсорсинг передают бухгалтерию, обслуживание клиентов, ввод данных, техническую поддержку оборудования, транспорт, логистику. Не рекомендуется отдавать на аутсорсинг задачи, связанные с основным продуктом бизнеса. В этом случае необходимы наработки уникальных компетенций. Много вопросов к обеспечению информационной безопасности, доступу сторонней организации к личным данным клиентов, персонала, партнёров. Необходимо определить, какие работы должны остаться внутри компании.

3. Оцените текущие ресурсы и возможности

Подготовьтесь к переходу на аутсорсинг. Проведите независимый аудит существующей ИТ-инфраструктуры, отберите процессы, которые можно передать сторонней организации. Оцените финансовую сторону. Просчитайте существующие затраты, сравните с оплатой услуг аутсорсинга. Это позволит выбрать обслуживающую компанию, предоставить чёткие требования к сотрудничеству.

Кроме того при выборе аутсорсинговой компании обратите внимание на следующие моменты:

• Число плановых и экстренных выездов в рамках договора. Цифра должна быть оговорена заранее, хотя назвать её точно невозможно. Лучше всего, если компания гарантирует приезд специалиста при возникновении проблем.
• Время реагирования составляет от одного часа в vip-тарифах до суток в бюджетных вариантах. Выберите компанию, гарантирующую мгновенную реакцию, в том числе в выходные и праздничные дни.
• Подробная и понятная документация.
• Обеспечения работоспособности инфраструктуры.
• Высокий уровень профессионализма персонала.
• Цены.

Изучите репутацию аутсорсинговой  компании, убедитесь, что она имеет необходимые ресурсы и персонал. Заключите договор, в котором чётко изложите свои требования и обязательства компании. Контролируйте результаты, запрашивайте отчёты. Установите показатели эффективности, отслеживайте их.

Компания BitRaid предлагает IT поддержку бизнеса и организациям Санкт-Петербурга. Занимаемся обслуживанием офисной техники, проведением IT -аудита, проектированием инфраструктуры. Наши клиенты могут воспользоваться одним из вариантов аутсорсинга – «Онлайн», «Экспресс-выезд», «Абонентский». Ознакомьтесь с подробностями на сайте, получите консультацию у менеджера.