Сложности при установке и настройке кассовых аппаратов

Закон 54-ФЗ содержит требования, касающихся кассовых расчетов в Российской Федерации. Почти все предприниматели и юридические лица должны использовать контрольно-кассовую технику, передающую данные в налоговую службу в режиме реального времени. 

Устройство контрольно-кассовой техники

Контрольно-кассовые машины (ККМ) – оборудование, предназначенное для проведения взаиморасчётов в торговых точках, в сфере общественного питания, услуг. Законодательство требует, чтобы всё оборудование отвечало предписаниям ФЗ №54, выдавало чеки покупателям, передавало информацию оператору фискальных данных. Важный элемент контрольно-кассового узла – фискальный регистратор. Он формирует и печатает фискальные документы. 

Производители предлагают различные модели ККМ – кнопочные автономные кассы, смарт-терминалы, мобильные кассы, кассы для автоматических устройств. Они дополнены принтерами чеков, электронными весами, ящиками для денег, покупательскими дисплеями, камерами для распознавания товарных штрих-кодов. ККМ – сложное техническое устройство, могут возникнуть проблемы при установке и настройке оборудования.

Установка ККМ

После приобретения нужной модели ККМ и фискального накопителя необходим комплекс мероприятий, подготовить оборудование к полноценной работе в рамках закона. Необходима регистрация в ФНС, установка техники на рабочем месте,  подключение к оператору фискальных данных, настройка, обучение персонала. Внимательно подойдите к выбору оператора фискальных данных (ОФД), он должен пройти аккредитацию в ФНС. 

Ознакомиться с перечнем сертифицированных операторов можно на официальном сайте ФНС. Зарегистрируйте кассу в ФНС. Это можно сделать во время личного визита либо удалённо, оформив усиленную квалифицированную электронную подпись. Завершающий этап – фискализация кассы, её необходимо провести в течение суток после получения регистрационного номера в налоговой инспекции.

Нужно внести следующие данные:

• название, ИНН, адрес организации;
• регистрационный номер ККМ;
• данные пользователя;
• название оператора фискальных данных, параметры подключения.

Различные модели кассового оборудования имеют свои особенности, если допустить ошибку, возможна блокировка. Активация – сложный процесс, необходимы контакты с несколькими инстанциями. Нельзя нарушать порядок действий. Если неправильно ввести номер фискального накопителя из 20 знаков, произойдёт блокировка, придётся приобретать новый. 

Нужно точно ввести реквизиты для чеков, номенклатуру товаров или услуг. Для определённых видов деятельности есть особенности. Нужно добавить маркировку товаров, название и номер транспорта для перевозчиков, сумму вознаграждения для агентов. Лучше обратиться в технический центр, который занимается обслуживанием оборудования. 

Проблемы при настройке кассовых машин

Во время эксплуатации любой техники возможны сложности, но ошибка в работе ККМ привлечёт внимание ФНС, штрафные санкции, приостановку деятельности.

Типичные проблемы:

1. Одна из наиболее распространённых ошибок связана с работой интерфейса связи, она приводит к проблемам при оформлении и проведении операции. Причины ошибки – неправильные настройки подключения, некорректность драйверов, поломка кабеля связи, несовместимость ПО кассового аппарата с операционной системой ПК. Убедитесь с правильности настроек, выбора порта связи и других параметров, при необходимости внесите изменения. Загрузите или переустановите драйверы, убедитесь в их совместимости с операционной системой. Проверьте целостность кабеля связи.
2. Ошибки при подключении дополнительного оборудования. Многим предпринимателям необходимы эквайринг, сканер, весы, денежный ящик, принтер для этикеток. Это оборудование должно совмещаться с конкретной моделью онлайн-кассы, возможность интеграции необходимо предусмотреть в самом начале.
3. Если интернет не отличается стабильностью, кассиры сталкиваются с рядом проблем – не уходят чеки ОФД, нет возможности принять оплату картами, нет связи с ЕГАИС (для торговых точек, реализующих алкоголь), исчезает связь с программами учета товаров. Онлайн кассы работают с несколькими видами интернет-связи, выберите наиболее надёжную, продумайте резервное соединение.
4. В конце смены в отчёте можно увидеть, что чеки не поступают ОФД. Причины – перебои с интернетом, не продлён договор с ОФД, закончился срок действия фискального накопителя. Необходимо отслеживать срок действия договора, объём памяти финансового накопителя ограничен, она может закончиться ранее запланированного срока.
5. Нет доступа в личный кабинет ОФД, чаще всего это вызвано неправильно введенными логинами и паролями.
6. Нельзя проводить продажи по банковским картам. Причина – неправильные настройки при подключении терминала эквайринга. Проверьте наличие контакта между терминалом и кассой, если всё нормально, обращайтесь в службу техподдержки.

Велика роль человеческого фактора. Кассирам необходимо организовать обучение, оформить наглядные инструкции по эксплуатации ККМ. IT аутсорсинговая компания СПб BitRaid занимается техническим обслуживанием кассовых аппаратов. Инженеры выезжают на место установки оборудования, осматривают технику, ремонтируют у заказчика или в центре, осуществляют замену фискального накопителя, устраняют неисправности, обеспечивают техническое сопровождение по диспетчерской связи. Сотрудничество с нами – гарантия бесперебойной работы контрольно-кассовых машин.