Как контролировать персонал на аутсорсинге?

С компьютерным ИТ-аутсорсингом сегодня знакомы многие компании. Под этим термином понимают передачу заказчиком сторонней организации своей ИТ-инфраструктуры на обслуживание – полностью или частично. И это не только обслуживание компьютеров или оргтехники. Сегодня it услуги для бизнеса – это и установка, и обслуживание видеонаблюдения, СКУД, ЛВС, и запуск крупных проектов, и предоставление в аренду виртуальных рабочих мест. Но открытым остается вопрос контроля аутсорсеров – ведь в отличие от штатных сотрудников часть работы они выполняют удалённо.

Когда нужен ИТ-аутсорсинг

Далеко не каждому бизнесу аутсорсинг ИТ нужен в принципе. Но есть определённые моменты, по которым станет понятно, что пришла пора обращаться к подрядчику:

• компании не хватает сотрудников или они есть, но их компетентности недостаточно, чтобы поддерживать текущие бизнес-процессы;
• компания внедряет новые процессы, которые можно и нужно поручить подрядчику;
• компания находится на начальной стадии развития и может доверить подрядчику практически всю ИТ-инфраструктуру.

Во многих случаях сопровождение организаций в IT сфере экономит время и деньги, снижает и финансовую, и административную нагрузку на компанию. Заказчик получает гарантию того, что бизнес-процессами будут заниматься компетентные специалисты, а сам он освободится от необходимости искать новых сотрудников, оплачивать их обучение, отпуска и больничные.

Как подготовиться к переходу

Если решение о переходе на ИТ-аутсорсинг принято, нужно провести некоторые подготовительные работы:

• оценить текущее состояние ИТ-инфраструктуры, например, провести сетевой аудит;
• выявить слабые места, определить дальнейшие факторы развития;
• определить принципы, по которым компания будет сотрудничать с аутсорсером.

Важно заранее установить, насколько широкие полномочия будут у подрядчика , доступ к каким процессам он получит и какие работы будет выполнять.

Как выбрать исполнителя, аутсорсинговую компанию

Это один из важнейших этапов, который позволит не переходить от компании к компании много раз и надолго выбрать подходящую аутсорсинговую фирму. Учтите такие моменты:

• выбирайте только надежных подрядчиков, которые давно на рынке, могут познакомить вас с успешными кейсами, а в идеале – обслуживали ваших коллег;
• стоимость услуг важна, но не считается ключевым параметром – и слишком высокие, и очень низкие цены на услуги должны насторожить;
• хорошо, чтобы аутсорсинговая компания не имела финансовых проблем;
• репутация не менее важна – если есть недовольные клиенты, стоит выяснить, какие проблемы возникали у подрядчика раньше;
• компетентность сотрудников – желательно, чтобы они имели опыт именно в той сфере, в которой работает компания клиента.

Дополнительно нужно просчитать, дешевле содержать собственного сотрудника или всё-таки обратиться к подрядчику.

Чтобы не потерять контроль над процессами, которые переданы аутсорсинговой компании, обращайтесь в БитРейд. Мы реализуем прозрачную схему сотрудничества, в обязательном порядке заключаем SLA и предлагаем базовые и нестандартные виды работ по обслуживанию вашей ИТ-инфраструктуры.

Как заключить договор и контролировать эффективность услуг

Официальный договор – обязательное условие сотрудничества с подрядчиком. Его предметом должно стать оказание услуг, поскольку аренда персонала будет означать фактически аутстаффинг, а не аутсорсинг. Договор может быть заключён на любой срок.

В документе указывают направление деятельности подрядчика, перечень работ, их стоимость, сроки выполнения и ответственность сторон. Если возникают задачи, не указанные в договоре, возможно заключение дополнительного соглашения. Например, услуги приходящего системного администратора в СПб.

Управление аутсорсингом тоже имеет свои нюансы:

1. Важно назначить управляющего. Например, это может быть руководитель информационного отдела или просто руководитель компании, если речь идет о небольшой организации. Но квалификации такого сотрудника должно быть достаточно, чтобы объективно оценить правильность действий подрядчиков.
2. На стороне заказчика формируется рабочая группа. Сотрудники, входящие в её состав, контролируют работу аутсорсинговой компании, ведут учет работ, проверяют выполнение обязательств, указанных в договоре, оцениваюn уровень сервиса. Также при необходимости вносят корректировки после проверок, выявляют ошибки. В такой группе может быть и один человек, и несколько – всё зависит от масштаба бизнеса.
3. Также важно создать условия, которые позволят руководителю бизнеса активно участвовать в управлении аутсорсерами. Не совсем правильно перекладывать всё на контролирующего сотрудника. Руководитель должен быть в курсе текущей ситуации по всем бизнес-процессам, которые переданы подрядчику. В этом помогают регулярные отчёты.

По каждому типу делегированного бизнес-процесса лучше составлять чек-лист и использовать его для проверки того, все ли поставленные задачи выполняет подрядчик.