Инструменты, которые упростят взаимодействие IT-сферы и бизнеса
Эффективное ведение бизнеса сегодня невозможно без определенного набора информационных инструментов. Поэтому ИТ-инфраструктура считается одним из самых важных элементов общей инфраструктуры компании. Разобрали, какие инструменты в сфере IT могут оптимизировать ведение бизнеса, и какое отношение к этому имеет ИТ-аутсорсинг.
Документы, связанные с работой IT-инфраструктуры
Необходимый минимум ИТ-документов:
- детальная карта сервисов;
- стандартная база паролей;
- сетевая карта и др.
Каждый из этих документов имеет свое предназначение. Сетевая карта нужна для описания технического устройства сети. Карта сервисов – для того, чтобы объяснить, какие ресурсы задействованы при работе определённых сервисов. Каждый документ решает свою задачу. Например, карта ИТ-сервисов помогает найти элементы и определить, какой сервер использовать для диагностики. Это сокращает время на устранение инцидента.
В компаниях часто есть только сетевая карта. Как правило, для штатного сисадмина, который знает ИТ-инфраструктуру изнутри, этого бывает достаточно. Но если он находится в отпуске, на больничном или увольняется, рабочие процессы приостанавливаются.
В этом плане ИТ-аутсорсинг даёт важное преимущество – подрядчик составляет всю необходимую документацию, поэтому даже если заказчик переходит на аутсорс в другую компанию, у него есть все необходимые документы, чтобы быстро восстановить бизнес-процессы.
Регулярная проверка ИС
Вручную выполнить мониторинг информационной системы сложно. Дело в том, что в подавляющем большинстве случаев начало инцидента сложно отследить. В то же время, это чревато потерей части или всех данных из-за отсутствия резервных копий.
Резервное копирование поможет сохранить информацию и избежать траты времени. К тому же, не каждая компания имеет бумажные копии документов. Поэтому система мониторинга, которая служит для отслеживания серверов и приложений практически в режиме реального времени, нужна для выявления инцидентов.
И здесь ИТ-аутсорсинг полезен. Специалисты внедряют современные системы мониторинга и помогают избежать как самих инцидентов, так и их последствий, в то время как штатные сисадмины часто не уделяют этому должного внимания.
Система учета заявок
Прямое обращение к сисадмину отвлекает его от своих непосредственных задач. Если в течение дня к нему подходят сотрудники с разного рода проблемами, то ИТ-инфраструктура остаётся практически «без присмотра». Решение – система учета заявок, которые можно разделить по мере важности и в порядке очередности. Причём желательно, чтобы заявки не поступали по электронной почте или в телефонном режиме, а были сосредоточены в одном месте и рассортированы.
Такая система позволяет освободить и упорядочить время штатного сисадмина, а другим сотрудникам дает четкое понятие, когда на их заявку отреагирует ответственный сотрудник, в какие сроки будет решена проблема. Кроме того, система упорядочивает задачи и выделяет приоритетные, что помогает избежать серьезных сбоев в бизнес-процессах.
Определить, насколько загружен штатный сисадмин, руководитель обычно не может. Поэтому время такого сотрудника может просто проходить впустую, а задачи останутся нерешенными. Это полностью исключено при ИТ-аутсорсинге – подрядчик выполняет чёткий перечень работ в заранее оговоренные сроки, а не «сидит на окладе».
Регламент работ
Если работы ведутся по регламенту, система находится под постоянным контролем и защитой. Если же регламент отсутствует, велик риск потери данных. Когда системный администратор в штате, его практически никто не контролирует – вовремя ли он обновил программное обеспечение, корректно ли выполнил резервное копирование, защитил ли систему от атак нового вируса.
При передаче ИТ-инфраструктуры на аутсорсинг регламент используется практически всегда. Подрядчик выполняет именно те работы, которые в нём прописаны, что облегчает бизнес-процессы, упорядочивает ИТ-инфраструктуру и сокращает риски возможных проблем.
IT для бизнеса, а не наоборот
Часто между руководителем компании и системным администратором возникает недопонимание. Руководство хочет сократить расходы, и это понятно, в то же время сисадмин требует обновить сервера или ПО. В результате такого конфликта интересов возможны масштабные или локальные сбои. А всё потому, что руководство и информационный отдел говорят на разных языках.
Если ИТ-инфраструктуру обслуживает аутсорсинговая компания, таких проблем чаще всего не возникает. Подрядчики учитывают интересы бизнеса, описывают все возможные риски и обосновывают необходимость внедрения нового программного обеспечения или модернизации оборудования.
Сфера IT и бизнес не только тесно взаимосвязаны, они должны работать синхронно, дополняя друг друга. Инфраструктура не должна потреблять слишком много ресурсов и требовать колоссальных затрат, но и компания должна уделять ей достаточно внимания, в том числе, с помощью профессионалов – аутсорсинговой фирмы.
