Программы и сервисы для эффективной удаленной работы

Современные сервисы для удаленной работы помогают не только организовать рабочий процесс, но и обеспечить быстрый и бесперебойный обмен информацией, её хранение, общение сотрудников, которые трудятся дома, а не в офисе. Сервисы и программы для продуктивной «удалёнки» помогут тем, кто не привязан к конкретному рабочему месту.

Для постановки задач и контроля их исполнения

Без грамотной постановки задач эффективно управлять сотрудниками практически невозможно. А если часть из них работает из дома, такое планирование выходит на первый план. Здесь помогут такие сервисы и программы:

• Google Документы;
• Office 365;
• Jira;
• Wrike;
• Trello;
• Quip;
• Asana;
• Zoho.com.

С помощью таких программ можно загружать большие объёмы данных в разном формате, например, текстовые файлы, редактировать их, оставлять комментарии и вести совместное обсуждение и работу. Причем сделать это можно в режиме реального времени – все правки будут заметны тем сотрудникам, у которых есть доступ к документам.

Сервисы коммуникации

Связь очень важна, если часть из сотрудников работает удалённо. Сегодня каждая компания самостоятельно выбирает платформу для коммуникации и взаимодействия.  Обязательно должно быть несколько чатов – один общий, в котором информация предоставляется для всех сотрудников, и личные,  чтобы не перелистывать всю ленту.

Можно выбрать разные сервисы и программы:

• Skype;
• Telegram;
• Viber;
• Zoom;
• Discordapp.com;
• WhatsApp;
• инструменты Google.

Каждый из сотрудников должен получить доступ к таким инструментам. Также нужно организовать общение так, чтобы рабочие графики тех, кто работает удаленно, пересекались с теми, кто остался в офисе. Это позволит более оперативно решать проблемы и контролировать выполнение задач.

Для контроля сотрудников на удалённой работе

Если в офисе каждый сотрудник находится буквально на глазах у руководителя, то, когда он работает из дома, проконтролировать его очень сложно. Для этого тоже разработано немало специальных программ.

Лучше всего для этой цели подходят различные CRM, также ставить задачи и следить за их выполнением можно в сервисе Trello – здесь можно выложить ТЗ и установить дедлайн. Когда сотрудник будет перемещать задание из колонки в колонку, на почту будет приходить оповещение.

Если необходимо контролировать непосредственно отработанное время, подойдут программы Crocotime, Toggl, Activtrak, Timedoctor и Kickidler. Это оптимально, если установлена почасовая ставка, в остальных случаях тотальный контроль действий работника может вызвать у него напряжение и стресс, в результате чего ещё больше снижается продуктивность.

Облачное хранение

Основные программы и сервисы для хранения информации, в том числе, в больших объемах:

• Google Drive
• Яндекс.Диск
• Dropbox.

Сюда можно скидывать фотоархивы, текстовые файлы, шаблоны, инструкции, таблицы, всевозможные документы, а также обмениваться ими. Плюс облачных хранилищ в том, что здесь можно увеличить объем памяти и хранить файлы, которые много «весят».

Совместная работа

Инструменты Google, Quip и Office 365 позволяют вести совместную работу над документами в режиме реального времени. Самый доступный и понятный сервис – Гугл-документы. Он бесплатный, в нем легко зарегистрироваться. Здесь можно составлять как текстовые файлы, так и таблицы, а также другие приложения.

Документ легко редактировать, оставлять в нём примечания, комментарии. Он защищен тем, что создатель сам определяет, какие права доступа давать другим сотрудникам – комментатора, читателя или редактора. При этом если кто-то оставляет правку, другие участники процесса её сразу же видят.

Менеджеры проектов

Управлять не только конкретным сотрудником, но и целыми проектами можно при помощи следующих многофункциональных сервисов и программ:

• Мегаплан;
• Basecamp;
• Битрикс24;
• Asana.com;
• Jira;
• Planfix.ru;
• Proofhub.com;
• Podio.com.

Особенно полезны такие программы для компаний с большим штатом. Они позволяют видеть в режиме реального времени, чем сейчас занимается каждый работник, ставить задачи, отслеживать и контролировать процесс их выполнения, вести учет потраченного времени на удаленной работе.

CRM-системы

С помощью таких систем можно не только организовать взаимодействие внутри компаний, но и взаимоотношение компании и ее клиентов. Программа обладает широким функционалом, при этом есть как коробочные решения для установки на собственный сервер, так и облачные:

• «Простой Бизнес»;
• «Мегаплан»;
• AmoCRM;
• «Битрикс24»;
• Clientbase;
• Rbs-crm.

Прикладное ПО автоматизирует большинство различных процессов. Здесь можно вести бухгалтерский, складской учет, ставить различные задачи, оформлять заказы и многое другое. С помощью программы можно получить статистику, стандартизировать базу клиентов, контролировать работу разных отделов.

Консультации по внедрению тех или иных решений для организации удалённой работы вы можете получить в компании Bitraid, оставив заявку на сайте или позвонив по телефону.