Кому доверить обслуживание компьютеров компании: подрядчику или хорошему знакомому?

От поломки компьютера не застрахована ни одна компания. Но если крупный или средний бизнес чаще всего имеет для этого профессиональных сисадминов в штате, то компании мелкого бизнеса привлекают родственников, друзей, знакомых. С одной стороны, это реальная экономия. Но с другой – никаких гарантий нет: случайный человек не всегда подписывает договор, сложно отследить выполненный объем работ, рассчитать оплату и в случае форс-мажора потребовать неустойку.

В чем опасность сотрудничества со знакомыми и друзьями

Основные риски, с которыми сталкивается компания, привлекающая знакомых и родственников сотрудников:

1. Намеренное или случайное уничтожение важной информации. Конфиденциальные данные часто плохо защищены, и если к ним получает доступ посторонний человек, для компании это часто оборачивается масштабным ущербом – материальным, репутационным.
2. Нарушение бизнес-процессов. Если непрофессиональный сисадмин случайно удалит важные данные или другим образом остановит работу компании, финансовые убытки станут грандиозными – компания не отгрузит товары, не выставит счета, сложно вести учёт, деловую переписку, потеряет не только деньги, но и клиентов.
3. Кража важной информации. Родственник или знакомый сотрудника может быть «засланным казачком». Не исключено, что он передаст заказы или другую важную информацию конкурентам.
4. Использование информации в личных целях. Это касается почты, документов, аккаунтов.

Есть еще один риск, если ИТ-специалист не привлечен от аутсорсинговой компании. Он может завышать объемы работ, придумывать несуществующие сбои и поломки, чтобы повысить свою прибыль. Соответственно, для компании это чревато убытками. Здесь очевидны преимущества IT-аутсорсинга – этих проблем можно избежать.

Как минимизировать риски при работе со знакомыми или родственниками

Но если всё-таки решили брать на работу ИТ-специалиста по рекомендации знакомых или друзей или он сам – ваш родственник или друг, минимизируйте риски такого сотрудничества:

1. Обозначьте личные границы. На работе не место панибратству. Сотрудник должен четко знать свои обязанности и отделять профессиональное от личного.
2. Требуйте отчетность каждый месяц. Нелишним будет периодически передавать эти отчёты сторонним экспертам для оценки действий ИТ-специалиста.
3. Руководству компании нужен доступ ко всем системам. Нельзя, чтобы получить важную информацию мог только единственный человек в компании. Это касается и случаев, если меняются пароли или структура системы – в идеале руководство получает отчёт обо всех изменениях сразу же.
4. Не изменять правила в угоду знакомому или родственнику. Если в компании существует система штрафов или наказаний, её применяют ко всем сотрудникам.

Независимый аудит ИТ-системы – лучшее решение для контроля действий ИТ-специалиста. Аутсорсер проверяет технику, хостинги и другие ресурсы, чтобы выявить проблемы.

Кого выбрать: специалиста или знакомого

Не каждый друг или родственник, приглашенный в компанию в качестве ИТ-специалиста, хочет украсть данные, устроить саботаж или получать прибыль за бездействие. Но этих проблем легко избежать, если обратиться в аутсорсинговую компанию.

Чем же удобен переход на ИТ-аутсорсинг:

• все бизнес-процессы будут поддерживаться, идти непрерывно, возможности сбоев и поломок техники сведены к минимуму;
• руководитель отслеживает всю работу подрядчика – ежемесячно или по запросу получает нужные отчеты;
• компания оплачивает только то, что сделал подрядчик – оплата прозрачна и понятна, формируется по заранее оговоренному тарифу;
• быстрое реагирование на проблемы – сторонний специалист заинтересован в быстром исправлении неполадок;
• поддержание исправного состояния компьютеров и ИТ-инфраструктуры;
• отсутствие рисков кражи или утери данных.

ИТ-аутсорсинг – это дешевле штатного специалиста, удобно для постоянных и разовых работ, подходит для компаний малого, среднего и крупного бизнеса с любым количеством сотрудников в штате и техники в офисе.